Még a legjobb nyilvántartás is elcsúszik: egy nem rögzített kivétel, egy rossz cikkre könyvelt doboz, egy csendben kidobott lejárt tétel. A ciklikus leltár nem évi egy nagy számolás, hanem rendszeres kis körök, amelyekben mindig csak egy szakaszt vagy egy tételcsoportot ellenőriztek.
Miért csúszik el a nyilvántartás?
A folyamatos nyilvántartás lényege, hogy minden mozgás, vagyis bevételezés, kiadás, selejt és áthelyezés, azonnal bekerül a rendszerbe. Ettől még a rendszer és a polc előbb-utóbb eltér. Valaki kivett egy doboz kesztyűt, de nem rögzítette. Rossz cikkre könyveltek. Egy tétel lejárt és kikerült a használatból, de a rendszerben maradt.
Az eltérés annál nagyobb, minél messzebb van a rögzítés a fizikai mozgástól. Ha a kiadást nap végén, emlékezetből írják fel, szinte biztos a csúszás. Ezért az első szabály: a kivételt ott és akkor rögzítsétek, ahol megtörténik.
Kis körök egy nagy leltár helyett
A második szabály a rendszeres fizikai ellenőrzés. A ciklikus leltár nem azt jelenti, hogy évente egyszer mindent megszámoltok, hanem hogy meghatározott ütemben mindig csak egy részt ellenőriztek. Így a számolás belefér egy nyugodtabb délutánba, és az eltérés akkor derül ki, amikor még kideríthető, mi történt.
A tételeket háromféleképpen lehet csoportosítani:
- Fizikai szakasz szerint: polconként vagy szekrényenként, például ha 8 polcszakasz van, hetente kettőt, így 4 hét alatt körbeértek.
- Fogyási gyakoriság szerint: ami gyorsan fogy, azt gyakrabban.
- Érték szerint: a drága tételek, például implantátumok vagy speciális anyagok, gyakrabban kerüljenek sorra.
Ami fontos, azt gyakrabban
Nem minden tétel érdemel ugyanannyi figyelmet. Egy gyakorlati felosztás lehet, hogy a kritikus és nagy értékű tételeket havonta, a közepeseket negyedévente, az olcsó, lassan fogyókat félévente ellenőrzitek. Ez csak kiindulópont, a pontos ütemet a rendelő mérete és a tételek száma dönti el.
A ciklikus leltárnak is lehet felelőse, akár szakaszonként más. Ha mindenkinek megvan a saját polcszakasza, az is gyorsan kiderül, hol keletkezik rendszeresen eltérés.
Összefoglalva három szabály
- Azonnali rögzítés: a kiadás és a bevételezés a mozgással egy időben történjen, ne utólag.
- Egyértelmű hely és felelős: minden anyagnak legyen kijelölt helye, egyértelmű cikkszáma és gazdája.
- Rendszeres ciklikus leltár: a kritikus és drága tételeket gyakrabban, a többit ritkábban.
