Ha valaki nem jut hozzá időben egy anyaghoz, legközelebb félretesz magának. Így születnek a fiókban lapuló tartalékok, a párhuzamos készletek és a lejárt dobozok. A megoldás nem a szigorúbb zár, hanem a szabályozott hozzáférés és az, hogy a készlet minden lépésének legyen gazdája.
Honnan jön a fiókban lapuló tartalék?
Ha valaki kezelés közben nem jut hozzá egy anyaghoz, mert a raktár zárva van, a kulcs épp máshol, vagy a polcon üres a doboz, legközelebb nem fogja kockáztatni. Félretesz magának egy dobozt, „biztonságból” betárol a székhez, vagy kölcsönkér a szomszéd kezelőből.
Ez a kisegér ösztön: a rendszer bizonytalansága miatt mindenki saját mini-raktárt épít. Egyenként érthető döntések, együtt viszont rontják az átláthatóságot. Párhuzamos készletek születnek, a dobozok a fiók hátulján lejárnak, a nyilvántartás pedig már nem egyezik a valósággal.
Zárt raktár vagy szabad hozzáférés?
A túlzottan elzárt készlet ritkán működik jól, mert épp azt a bizonytalanságot szüli, ami ellen védeni akar. A legtöbb rendelőben a folyamatos, de szabályozott hozzáférés válik be: az arra jogosult munkatársak bármikor hozzáférnek a szükséges anyaghoz, de mindenki ugyanazok szerint a szabályok szerint veszi ki és rögzíti.
Szabályozott hozzáférés
- nincs akadás az ellátásban,
- nem kell minden apróságért kulcsot kérni,
- gyorsabb a napi munka,
- nincs ok félretenni.
Túl zárt raktár
- saját tartalékok a fiókokban,
- párhuzamos készletek,
- nagyobb lejárati kockázat,
- pontatlan nyilvántartás.
A gyógyszerekre és a különösen értékes tételekre, például implantátumokra, lehet külön, szigorúbb szabály. A napi fogyóanyagot viszont ne zárjátok el.
Öt szerep, amelynek legyen gazdája
Egy jó szoftver vagy polcrendszer önmagában nem elég, azt is tisztázni kell, ki mit csinál. Nem kell mindent egy embernek csinálnia, a lényeg az, hogy ne maradjon fehér folt a folyamatban. Ezt az öt kérdést érdemes névvel megválaszolni:
- Ki gyűjti össze az igényeket?
- Ki adja le a rendelést?
- Ki veszi át és ellenőrzi a beérkező árut?
- Ki figyeli a készletszinteket, és ki felel a leltárért, a pontos készletszámokért?
- Ki tölti utána a kezelőszékeket?
Kisebb rendelőben egy ember több szerepet is vihet, nagyobbnál érdemes egy kijelölt készletfelelőst választani. Mindkét esetben kell egy helyettes is, különben a rendszer az első szabadságnál megakad.
Írjátok le egy oldalon
A szerepeket és a hozzáférés szabályait érdemes egy rövid, írott protokollban rögzíteni: ki mit csinál, milyen gyakran, és mi a teendő, ha valami kifogy. Helyettesítésnél és új munkatárs érkezésekor ez tartja mederben a folyamatot, nem az, hogy valaki fejben tudja.
Lean szemmel pazarlás minden, ami erőforrást visz el, de a páciensnek nem ad értéket. A félretett tartalék pont ilyen: lekötött pénz, elfoglalt hely és elvesztegetett asszisztensi idő, amikor később keresni kell.
