A jó rendelési döntéshez anyagonként két szám kell: a minimum, aminél rendelsz, és a maximum, ameddig feltöltesz. A minimum a szállítási idő alatti fogyásból és egy biztonsági tartalékból áll. A példánkból az is kiderül, hogy egy megbízhatatlan beszállító miatt a polcon kétszer annyi kesztyűnek kell állnia.
Négy fogalom, amire a számolás épül
- Szállítási idő (lead time): a rendelés leadásától addig, amíg a termék ténylegesen a polcra kerül.
- Biztonsági készlet: tartalék arra az esetre, ha a vártnál többet használtok, vagy a szállítás késik.
- Szolgáltatási szint: milyen eséllyel lesz ott a termék, amikor szükség van rá.
- Rotáció: milyen sorrendben adjátok ki a készletet. FIFO szerint a legrégebben érkezett, FEFO szerint a leghamarabb lejáró megy ki először. Fogászati anyagnál a FEFO a biztonságosabb.
A minimum: a szállítás alatti fogyás plusz tartalék
A minimum az a szint, aminél rendelni kell. Akkorának kell lennie, hogy kitartson addig, amíg az új szállítmány megérkezik, és még egy kis tartalék is maradjon.
A biztonsági tartalékra van egy egyszerű, a gyakorlatban elterjedt ökölszabály. Vedd a legnagyobb heti fogyást szorozva a leghosszabb szállítási idővel, és vond le belőle az átlagos heti fogyás és az átlagos szállítási idő szorzatát. Így a tartalék pont a rossz hét és a késő szállítás együttes hatását fedezi.
Egy kitalált példa: kesztyű
Egy kesztyűméretből átlagosan heti 10 doboz fogy, a legforgalmasabb héten 14. A beszállító általában egy hét alatt hoz.
- Ha a szállítás mindig egy hét: a tartalék 14 × 1 − 10 × 1 = 4 doboz. A minimum a heti fogyás és a tartalék, azaz 10 + 4 = 14 doboz.
- Ha a szállítás néha két hétig tart: a tartalék 14 × 2 − 10 × 1 = 18 doboz, a minimum pedig 10 + 18 = 28 doboz.
Ugyanaz a fogyás, de a bizonytalan szállítás miatt kétszer annyi kesztyűnek kell a polcon állnia. Ez lekötött pénz és elfoglalt hely. A beszállító megbízhatóságának tehát ára van, és ez a készletszintben jelenik meg, nem a számlán.
A maximum és a rendelt mennyiség
A maximum az a szint, ameddig egy rendeléssel feltöltötök. Könyvelt rendszerben általában a minimum és a két rendelés közötti fogyás összege. Ha kéthetente rendeltek, a példában ez 14 + 20 = 34, illetve 28 + 20 = 48 doboz.
Amikor a készlet eléri a minimumot, a rendelt mennyiség egyszerűen a maximum és a meglévő készlet különbsége. Vizuális rendszerben a maximum sokszor egy fix időtáv, például nagyjából 6 hétnyi anyag, és 4 hetente töltötök fel eddig.
Nem minden anyag érdemel ugyanakkora tartalékot
A szolgáltatási szintet anyagonként érdemes eldönteni. Ami nélkül a kezelés nem végezhető el, például az érzéstelenítő vagy a gyakran használt tömőanyag, annál nagyobb tartalék kell. Ami olcsón és gyorsan beszerezhető, vagy sok helyet foglal, annál kisebb is elég.
A minimum és a maximum nem kőbe vésett szám. A fogyás évszakonként és a rendelő forgalmával változik, ezért negyedévente érdemes átnézni, különösen a leggyakrabban használt tételeknél.
