A fogászati anyagok dobozán lévő 2D kód nemcsak azt mondja meg, milyen termék van benne, hanem azt is, melyik gyártási tételből jön és mikor jár le. Szkenneléses raktárnál ez nagy segítség, de három helyzetben rendszeresen fejtörést okoz: új azonosítónál, több márkánál és vonalkód nélküli anyagnál.
Két rész, két kérdés
Az UDI (Unique Device Identification) az orvostechnikai eszközök egyedi azonosítója, az EU-ban az MDR rendelet óta fokozatosan kötelező. A célja, hogy egy termék a gyártástól a felhasználásig beazonosítható és visszakövethető legyen. Két részből áll:
- UDI-DI (eszközazonosító): a gyártót és a konkrét termékmodellt azonosítja. Minden azonos típusú terméknél ugyanaz.
- UDI-PI (gyártási azonosító): a változó adatok, vagyis a gyártási tételszám (LOT), a sorozatszám, a gyártási dátum és a lejárat.
Egyszerűen: a DI megmondja, milyen termékről van szó, a PI pedig azt, hogy melyik gyártási tételből. A dobozon ez leggyakrabban GS1 DataMatrix kódként jelenik meg, amelyben zárójeles számok jelölik a mezőket: a (01) a termékazonosító, a (17) a lejárat, a (10) a LOT, a (21) a sorozatszám. Egyes gyártók a HIBCC formátumot használják, ami „+” jellel kezdődik.
Mire jó ez a raktárban?
Ha a szkennelés a PI-t is beolvassa, a rendszer nem csak azt tudja, hogy van 5 doboz egy anyagból, hanem azt is, melyik mikor jár le. Így a lejárat előtt álló tételek kiszűrhetők, és a kiadás követheti a FEFO elvet, vagyis mindig a leghamarabb lejáró doboz megy ki először.
Gyártói visszahívásnál ugyanez a nagy előny: a LOT-szám alapján percek alatt kiderül, van-e a raktárban az érintett tételből, és ha igen, hol.
Három helyzet, ahol fejtörést okoz
1. Ugyanaz a termék, új azonosító
Bizonyos változásoknál, például csomagolás- vagy kiszerelésváltáskor, a gyártó új UDI-DI-t ad a terméknek. A polcon ugyanaz a doboz áll, a rendszerben viszont két külön cikk lesz belőle, ha valaki nem köti össze őket. Idővel így szaporodnak az „ugyanannak látszó” tételek.
2. Ugyanarra a feladatra több márka
Ha S-es púdermentes nitril kesztyűből két gyártó terméke is a polcon van, vonalkód-alapú rendszerben el kell dönteni, hogyan méritek: két külön tételként, vagy egy közös „S-es kesztyű” tételként. Mindkettő működhet, de a szabályt előre meg kell beszélni, különben a számok nem fognak egyezni.
3. Anyag vonalkód nélkül
Nem minden fogyóanyagon van kód, vagy csak a gyűjtőkartonon van, az egyes darabokon nincs. Ezeket szkennelés nélkül kellene nyilvántartani.
A második és a harmadik helyzetre is jó megoldás, ha a tárolóhelyet címkézitek fel saját vonalkóddal vagy QR-kóddal, és azt olvassátok be, nem a termék saját kódját. A polckód mindig ugyanaz marad, akármelyik márka áll éppen mögötte.
Kevesebb változat, kevesebb fejtörés
Minden új termékváltozat új cikket, új címkét és új rendelési sort jelent. Ha egy rendelő csak azért vált kesztyűmárkát, mert az adott hónapban akciós, rövid távon spórol, de hosszú távon több a kavarodás, a tárolási igény és a nyilvántartási hiba. Ugyanez igaz, ha minden orvosnak saját kedvenc márkája van ugyanarra a feladatra.
Jó módszer, ha egy anyagcsoportban a kezelőorvosok közösen kipróbálnak néhány vezető terméket, és a tapasztalatok alapján kiválasztanak egy, legfeljebb néhány standard változatot. Így a döntés szakmai alapon születik, és a csapat is magáénak érzi.
A minimum hardver
- 2D szkenner: csak ez olvassa a DataMatrix- és QR-kódot, és vele együtt a LOT-ot és a lejáratot. A régi, vonalas vonalkódolvasó erre nem alkalmas.
- Címkenyomtató: a polckódokhoz és a kód nélküli anyagokhoz.
