November 6-án immár második alkalommal tartottunk előadást a DentalMenedzser meghívására, ezúttal a rendelői raktározásról és beszerzésről. A fő gondolat: az akciós egységáron elért megtakarítás nagyságrenddel kisebb lehet, mint a rendezetlen működés rejtett költsége. Összefoglaltuk, mi hangzott el.
A veszteség nem az egységárban van
A legtöbb rendelővezető a bevétel oldalán keres tartalékot: több munka, több szék, hosszabb rendelési idő. Van egy másik út is: a költségek egy része valójában veszteség, csak nem látszik külön sorban a könyvelésben. Ha ezt csökkented, ugyanabból a bevételből több eredmény marad. Ez a Lean lényege.
Az előadáson öt ilyen forrást vettünk sorra, mindegyikhez egy egyszerű mérőszámmal:
- túlzott készletszint: lekötött pénz, helyfoglalás, lejárati kockázat;
- lejárat miatti selejt, gyakran nagy értékű tételeknél;
- sürgősségi rendelés: expressz szállítás, drágább beszállító, kapkodás;
- klinikai késés: hiányzó anyag miatt csúszó vagy elmaradó kezelés;
- elpazarolt asszisztensi idő: keresgélés, átpakolás, többszöri rendelés.
A kulcsüzenet: az akciós egységáron elért megtakarítás nagyságrenddel kisebb lehet, mint a rendezetlen működés rejtett költsége.
Egy központi raktár, amely ellátja a székeket
Sok rendelőben minden széknél, fiókban, szekrényben van egy kis „saját raktár”. Aki észreveszi, hogy valami elfogyott, rendel. Összesen senki nem látja, mennyi van: valamiből három helyen is akad, máshol hiányzik.
Az alapmodell ennél egyszerűbb. A beszállítótól csak a központi raktár rendel, amikor ott a készlet eléri a minimumot. A székeknél csak napi kis készlet van, és a szék jele (üres fakk, kártya) csak a visszatöltést indítja a központi raktárból.
Az előadáson két alaprajzon játszottuk le ugyanazt a feladatot: piszkos tálca a sterilbe, egy anyag a raktárból. Szétszórt raktárnál az asszisztens keres, kölcsönkér, és a folyosó egyik végéből a másikba jár:
- 1. Steril: a piszkos tálca leadva +0:10
- 2. Raktár: keresi… nincs a helyén +2:00
- 3. Kezelő 4: kölcsönkér a mini-raktárból +0:45
- 4. Vissza a Kezelő 2-be
Központi raktárral a steril mellett ugyanez 50 mp alatt megvan. A teljes összevetést, és hogy ez mennyi egy héten és egy évben, a szaladgálásról szóló cikkünkben számoltuk ki.
Ha részletesebben érdekel: hová tedd a raktárat, vizuális vagy könyvelt készlet és hogyan számold ki a minimumot és a maximumot.
5S élőben: ugyanaz a feladat, más környezet
A résztvevők telefonon játszottak egy egyszerű játékot: a számokat kellett sorban megtalálni, három körben. Az első körben rengeteg felesleges szám volt a képernyőn, a másodikban a felesleg eltűnt (szelektálás), a harmadikban mindennek megvolt a helye (rendszerezés).
A feladat ugyanaz maradt, mégis körről körre gyorsabb lett. A rendelői raktárban ugyanez a helyzet: ha mindennek kijelölt helye van, az üres hely magától látszik, és nem az asszisztens emlékezetén múlik, hogy feltűnik-e a hiány.
A szék, a felelős és a leltár
A raktár rendje sokszor a széknél dől el. Ha valami kezelés közben fogy el, az asszisztens felpattan, siet, kivesz, és nem rögzíti: ebből lesznek a könyvelési hibák. Erről szól a székkészletről és a kittingről szóló cikk.
Ha a raktár túl zárt, mindenki saját tartalékot épít: ez a „kisegér ösztön”. A szabály véd, nem a lakat. Könyvelt készletnél pedig a szám és a polc idővel elválik egymástól, ezért kell a ciklikus leltár.
Beszerzés: egységár helyett teljes költség
A kérdés nem az, hol a legolcsóbb egy doboz kesztyű, hanem hogy mennyibe kerül összesen, amíg a polcról a páciensig jut. Az előadás öt beszerzési szabálya:
- fix rendelési nap: összevont rendelés, kevesebb szállítás és adminisztráció;
- szűk beszállítói kör: néhány fő partner, volumen alapú ár;
- érték szerinti fókusz: a kevés drága tételnél áralku, gyakoribb leltár, pontos min/max;
- akció csak ha belefér: standard termék, lejárat előtt elfogyó mennyiség;
- átvételi ellenőrzés: mennyiség, ár, lejárat és LOT a rendeléssel és a számlával.
A végén a digitalizáció jött, egy egyszerű szabállyal: előbb rendet kell tenni, csak utána automatizálni. A rosszul működő folyamatból szoftverrel drága, digitális káosz lesz. Az új rend bevezetéséről külön cikkünk szól.
Köszönjük a DentalMenedzsernek, hogy ismét meghívott, a résztvevőknek pedig a sok jó kérdést!
