A rendelői raktárt kétféleképpen lehet kézben tartani: vagy ránézésre látszik, mi fogy, és 4 hetente végigmész egy listával, vagy minden kivételt rögzítetek a főraktárból. Egyik sem jobb eleve. A választás a helyen, a termékváltozatok számán és a csapat fegyelmén múlik.
A pénz nem az egységáron folyik el
Amikor a rendelő a készletköltségen gondolkodik, általában az árakat hasonlítja össze. A nagyobb veszteség viszont máshol keletkezik: a túl nagy készletben, a lejárt és kidobott anyagban, a sürgős rendelésben, a kezelés közbeni fennakadásban és az asszisztens keresgéléssel töltött óráiban.
Ezek ellen nem egy jobb beszállító véd, hanem egy következetes raktárlogika. Ebből a rendelői gyakorlatban két alaptípus létezik, és érdemes tudatosan választani közöttük.
Vizuális modell: kevés adminisztráció, sok hely
A vizuális rendszerben nem könyvelitek az egyes anyagmozgásokat. Ehelyett van egy előre meghatározott készletszint, például nagyjából 6 hétnyi anyag, és 4 hetente valaki végigmegy egy ellenőrzőlistával, összeírja a rendelendő tételeket, majd ez alapján rendeltek. A főraktárból a kezelőkbe vitt anyagot nem kell egyenként kivezetni.
Cserébe a polcnak magától kell beszélnie. Az anyagok nem kerülhetnek egymás mögé, semmi nem lehet „eldugva”, minden tétel egyértelműen azonosítható és rendezett sorban áll. Ehhez jóval több hely kell, mint gondolnád.
A modell korlátja a termékváltozatok száma. Sok hasonló vagy speciális tételnél a vizuális rend gyorsan átláthatatlanná válik, és a tényleges fogyás csak közvetve, a számlákból és rendelésekből követhető vissza.
Könyvelt modell: több fegyelem, pontosabb kép
A könyvelt rendszerben a központi raktár készlete nyilvántartásban van, és minden kivétel, amikor anyag kerül a kezelőkbe, rögzítésre kerül. Ez történhet papíron, Excelben, szkenneléssel vagy készletkezelő szoftverben. Itthon ez a gyakoribb megoldás.
Ez napi szintű fegyelmet kér, mert minden mozgást akkor kell rögzíteni, amikor megtörténik, nem nap végén emlékezetből. Cserébe kisebb helyen is működik, és pontosan megmutatja, miből mennyi fogy. Jól kialakítva akár kezelőnként, szakterületenként vagy beavatkozás-típusonként is látod az anyagfelhasználást.
A vizuális akkor jó, ha
- kevés a termékváltozat,
- van elég hely a polcokon,
- egyszerű, egységes a készlet,
- a fő cél az adminisztráció csökkentése.
A könyvelt akkor jó, ha
- sokféle anyag és változat van,
- fontos a pontos fogyáskövetés,
- kritikus, hogy a számok egyezzenek,
- kicsi a raktár, vagy kezelőszintű adat kell.
Mindkettő motorja ugyanaz: minimum és maximum
Bármelyiket választod, minden tételnél két számot érdemes rögzíteni. A minimum az a szint, aminél rendelni kell: fedeznie kell a szállítási idő alatti fogyást (ez a lead time, a rendeléstől a polcra érkezésig eltelt idő) és egy biztonsági tartalékot a váratlan fogyásra vagy késésre. Ha a készlet eléri a minimumot, annyit rendeltek, hogy a maximumig töltődjön fel.
Egy kitalált példa: ha egy kesztyűméretből hetente 10 doboz fogy, a szállítás 1 hét, és 1 hétnyi tartalékot szeretnél, akkor a minimum 20 doboz. Vizuális modellben a maximum lehet 6 hétnyi, azaz 60 doboz. Könyvelt modellnél a maximumot inkább a rendelési ciklusotok határozza meg.
A szolgáltatási szint azt mutatja, milyen eséllyel lesz ott a termék, amikor kell. Minél fontosabb egy anyag a kezeléshez, annál nagyobb biztonsági tartalékot érdemes mellé tenni.
Hogyan dönts?
Három kérdés sokat segít. Hányféle anyagot tartotok ugyanarra a munkafolyamatra? Mekkora a raktár, és elfér-e minden egy sorban, egymás mögé pakolás nélkül? És kell-e pontos adat arról, mi hová fogy?
A két modell keverhető is. Gyakori és jól működő felállás, hogy a főraktár könyvelt, a kezelőszékek utántöltése pedig vizuális: a raktárból kivitt anyag rögzítve van, a székeknél viszont ránézésre látszik, mit kell pótolni. Az utánrendelést ilyenkor a központi készlet számai indítják.
